Pourquoi et comment industrialiser ses processus ?

Pour transformer votre entreprise en “machine à scaler”, il est nécessaire de déployer une stratégie dans laquelle l’industrialisation de vos processus aura une place importante. Les entreprises sont confrontées à une concurrence de plus en plus accrue et doivent chercher à optimiser leurs processus pour rester compétitives. L'optimisation de ces processus permet de réduire les coûts, d'améliorer la qualité des produits ou services proposés et de répondre plus rapidement aux demandes des clients. 

Cependant, pour transformer votre entreprise en une véritable “machine à scaler”, il est nécessaire d'aller plus loin en industrialisant et en automatisant les processus, grâce à des technologies avancées telles que l’intelligence artificielle ou encore la mise en place de logiciels CRM et ERP, et en développant une culture d'innovation et d'adaptabilité au sein de l’entreprise. Cette approche permettra à votre entreprise de croître rapidement et de manière efficace tout en maintenant sa compétitivité sur le long terme.

Scalizer a fait de la scalabilité sa spécialité. Les experts Scalizer ont déjà accompagné des dizaines de clients dans la transformation de leur processus et leur permettent aujourd’hui d’exploiter leur potentiel de scalabilité au maximum. Améliorez la performance globale de votre entreprise en optimisant vos processus métiers : découvrez comment la standardisation, la formalisation, l'industrialisation et l'automatisation de vos processus peuvent vous aider à gagner en efficacité, en qualité et en rentabilité.

Pourquoi industrialiser ses processus ? 

L'industrialisation des processus concerne généralement les entreprises qui cherchent à produire et à vendre des produits en grande quantité, à faible coût et à grande échelle. Les entreprises qui ont des chaînes de production ou de fabrication complexes, qui ont un système de tarification compliqué et qui souhaitent rendre les collaborateurs autonomes sur ce sujet, qui vendent des produits manufacturés ou qui cherchent à automatiser leurs processus de production peuvent être particulièrement concernées par l'industrialisation de leur offre.

L’industrialisation de l'offre est la solution qui vous permettra de passer à la vitesse supérieure. Cette étape vous permettra notamment d’identifier et de comprendre tous les aspects qui ralentissent les processus de votre entreprise. Par exemple, si vous cherchez à rendre votre système de tarification plus facile, l’industrialisation de l’offre vous permettra de connaître précisément vos prix de vente et vos prix de production, et donc, votre marge commerciale. Vous serez en mesure d’autoriser un potentiel de négociation à vos équipes commerciales et donc les rendre plus autonomes et plus efficaces sur ce sujet. 

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Concrètement, voici les raisons pour lesquelles une entreprise cherche à industrialiser ses processus : 

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• Réduire les coûts : L'industrialisation permet de produire des produits en grande quantité, ce qui peut réduire les coûts unitaires de production. Cela peut rendre les produits moins chers pour les consommateurs, ce qui peut améliorer la compétitivité de votre entreprise sur le marché.
• Améliorer l'efficacité : En automatisant les processus de production, les entreprises peuvent réduire les erreurs et les temps d'arrêt, ce qui peut améliorer l'efficacité de la production et réduire les coûts.
• Augmenter la capacité de production : L'industrialisation permet d'augmenter la capacité de production, ce qui peut permettre à votre entreprise de répondre à une demande croissante sans avoir à augmenter de manière significative ses coûts fixes.
• Améliorer la qualité des produits : En utilisant des processus de production standardisés, les entreprises peuvent améliorer la qualité de leurs produits en réduisant les variations et les écarts de production.
• Accélérer le temps de mise sur le marché : L'industrialisation peut permettre aux entreprises de produire des produits plus rapidement et de les mettre sur le marché plus rapidement, ce qui peut être un avantage compétitif important dans certaines industries.

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A noter que l’industrialisation des processus ne possède pas que des avantages. Si l’industrialisation de votre offre n’est pas gérée par des experts métier, il se peut que vous perdiez en flexibilité, en personnalisation des produits et qualité perçue par les consommateurs. Il est donc important pour les entreprises de bien réfléchir à leur stratégie d'industrialisation et de trouver un équilibre entre les avantages et les inconvénients potentiels.

Comment industrialiser son offre ? 

L’industrialisation de l’offre passe par 2 étapes distinctes : 

• La standardisation et la formalisation de l’offre
• L’industrialisation de l’offre et l’automatisation des tâches

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La standardisation et la formalisation des processus

Il n'existe pas de méthode unique ou de meilleure méthode absolue pour optimiser les processus d'une entreprise, car cela dépendra de nombreux facteurs tels que la taille de votre entreprise, l'industrie dans laquelle elle évolue, les ressources disponibles, les objectifs de l'entreprise, les contraintes réglementaires, etc.

Cependant, avant de s'attaquer à l'étape de standardisation et de formalisation des processus, il est indispensable d’analyser l’état actuel de vos processus. Ce diagnostic permettra d’identifier les freins (processus manquants ou non optimisés), de construire la  cible à 24 mois et d’élaborer la trajectoire et les projets qui la sous-tendent. Une fois ce diagnostic réalisé, il sera nécessaire de standardiser les bons processus qui soutiennent l’évolution et la croissance de votre entreprise.

La standardisation des processus fait référence à l'adoption de normes et de procédures uniformes pour la réalisation d'activités et de tâches spécifiques au sein d'une organisation. Cette standardisation peut aider à améliorer l'efficacité de  votre entreprise en réduisant les erreurs, en augmentant la qualité et en accélérant les délais de production. Les processus standardisés permettent également de mieux gérer les risques et de garantir la conformité aux réglementations. La standardisation des processus peut être appliquée à divers domaines d'une entreprise, tels que la production, la gestion des stocks, la comptabilité, les ressources humaines et la gestion de projet. En adoptant des processus standardisés, les entreprises peuvent améliorer la cohérence et la qualité de leurs produits et services, ce qui peut renforcer leur réputation et leur position sur le marché.

La formalisation des processus, elle, consiste à décrire et à documenter de manière claire et structurée les différentes étapes d'un processus métier. Cela permet d'optimiser la façon dont une entreprise travaille en rendant ses opérations plus efficaces, plus fiables et plus cohérentes.

La formalisation des processus peut se faire à différents niveaux de détail, de la vue globale du processus jusqu'à des détails plus spécifiques sur les tâches et les responsabilités de chaque acteur impliqué dans le processus. Les diagrammes de flux, les organigrammes, les listes de contrôle et les manuels de procédures sont quelques-uns des outils utilisés pour formaliser les processus.

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La formalisation des processus peut aider les entreprises à atteindre plusieurs objectifs, notamment :

• Augmenter l'efficacité et la productivité en réduisant les redondances et en optimisant les ressources
• Réduire les risques d'erreurs et de non-conformité en clarifiant les rôles et les responsabilités de chaque acteur impliqué dans le processus
• Améliorer la communication et la coordination entre les différents départements et acteurs impliqués dans le processus
• Faciliter la formation des nouveaux employés en leur fournissant des guides et des manuels de procédures détaillés
• Faciliter la gestion des changements en fournissant une documentation claire des processus actuels et en aidant à identifier les points d'amélioration potentiels.

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La formalisation des processus est un élément clé de la gestion efficace des opérations en entreprise, qui permet de garantir une qualité de service élevée, une conformité aux normes et une optimisation des coûts.

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Comment standardiser et formaliser ses processus ? 

• Définir les processus clés : il est important de comprendre les processus clés de l'entreprise qui ont un impact sur les résultats. Une fois ces processus identifiés, il faut les documenter et les décrire étape par étape.
• Décrire les processus : une fois les processus clés identifiés, il est nécessaire de les décrire de manière détaillée, étape par étape. Cette description doit inclure les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le processus.
• Utiliser des diagrammes de flux : les diagrammes de flux sont des outils efficaces pour visualiser les processus de manière claire et concise. Ils permettent également d'identifier les étapes qui peuvent être améliorées ou simplifiées.
• Créer des manuels de procédures : les manuels de procédures sont des documents qui décrivent de manière détaillée les étapes d'un processus et les responsabilités de chaque personne impliquée. Ils peuvent être utilisés pour former de nouveaux employés et pour s'assurer que les processus sont suivis de manière cohérente.
• Définir les normes de qualité : une fois les processus identifiés, il faut définir les normes de qualité pour chaque étape du processus. Cela aidera à assurer une qualité constante et à identifier les écarts par rapport aux normes.
• Former les employés : pour que la standardisation soit efficace, il est essentiel que les employés comprennent les processus et les normes de qualité. Les employés doivent être formés aux processus standardisés pour assurer une exécution uniforme et efficace.
• Suivre les performances : une fois les processus standardisés mis en place, il faut suivre les performances pour identifier les opportunités d'amélioration. Cela permettra d'assurer une qualité constante et de mettre en place des améliorations continues.
• Effectuer des audits réguliers : les audits permettent de s'assurer que les processus sont suivis conformément aux normes établies et qu'ils sont efficaces. Ils permettent également de détecter les erreurs ou les écarts par rapport aux processus établis et de prendre des mesures pour les corriger.
  
  Une fois vos processus standardisés et formalisés, vous serez en mesure de passer à l’étape supérieure et d’industrialiser puis automatiser vos processus pour les rendre encore plus efficaces.

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L’industrialisation et l’automatisation des processus 

L'industrialisation des processus en entreprise consiste à appliquer les principes de l'industrialisation aux activités de votre entreprise pour améliorer leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité. Cela implique de standardiser et de formaliser les processus au préalable, afin de les rendre plus prévisibles, répétables et fiables, de réduire les coûts, d'augmenter la qualité des produits ou services offerts et de réduire les délais de production.

De ce fait, une fois que vous avez standardisé et formalisé vos processus, vous pouvez les industrialiser en utilisant les étapes suivantes :

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• Identifier les processus à industrialiser : commencez par identifier les processus qui sont les plus répétitifs, chronophages et à faible valeur ajoutée pour les employés. Ce sont souvent les processus qui peuvent être les plus facilement automatisés.
• Évaluer les outils et les technologies disponibles : une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, évaluez les outils et les technologies disponibles pour les automatiser. Il peut s'agir de technologies telles que la robotique, l'automatisation des processus robotisés (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (machine learning).
• Concevoir les flux de travail automatisés : une fois que vous avez choisi les outils et les technologies appropriés, concevez les flux de travail automatisés pour les processus identifiés. Cela peut impliquer la conception de modèles de processus standardisés pour les tâches automatisées et la définition de règles pour automatiser les décisions.
• Tester et valider les processus automatisés : avant de déployer les processus automatisés, assurez-vous de les tester et de les valider pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils répondent aux normes de qualité et de conformité de l'entreprise.
• Former les employés : une fois que les processus automatisés sont déployés, assurez-vous de former les employés pour qu'ils puissent comprendre comment les processus ont changé et comment les outils et les technologies sont utilisés pour effectuer les tâches automatisées.
• Suivre et améliorer continuellement les processus : surveillez les résultats des processus automatisés et recherchez des moyens de les améliorer en continu pour garantir que votre entreprise bénéficie des avantages de l'industrialisation des processus.

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Vous l’aurez compris, l’industrialisation des processus nécessite une planification et une exécution rigoureuse, ainsi qu'un engagement continu afin de surveiller et d’améliorer les processus automatisés pour maximiser les avantages pour votre entreprise.

L'automatisation des processus, consiste à utiliser des outils informatiques pour automatiser les tâches répétitives et chronophages des processus métiers. Cela permet de réduire les erreurs humaines, d'accroître la productivité et de libérer les employés pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation des processus peut être mise en place pour divers types de processus, tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la production, la logistique, la gestion des stocks, etc.

Les outils utilisés pour l'automatisation des processus peuvent être des logiciels de gestion de flux de travail, des logiciels de traitement de données, des robots logiciels (RPA), des applications basées sur l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique, etc.

Par exemple, la saisie manuelle de données, la vérification de conformité, l'envoi de notifications et la génération de rapports peuvent être automatisés à l'aide de l'automatisation des processus. L'automatisation peut également aider à améliorer la qualité des données et à réduire les délais de traitement en évitant les erreurs de saisie manuelle.

L'automatisation des processus est donc une méthode efficace pour optimiser les processus métiers en réduisant les coûts, en augmentant l'efficacité et en améliorant la qualité des données.

En conclusion, l'industrialisation des processus métiers est un élément clé dans la quête de scalabilité de votre entreprise. En adoptant une approche réfléchie pour la gestion de ses processus, votre entreprise pourra bénéficier d'une amélioration de l'efficacité, de la qualité et de la rapidité de ses opérations, ce qui peut entraîner une augmentation de la satisfaction des clients et de la rentabilité. Cependant, pour obtenir ces avantages, il est important que votre entreprise ait une vision claire de ses processus et qu'elle s'engage pleinement dans la mise en œuvre d'une stratégie d'industrialisation. De plus, la mise en place d'une solution de gestion des processus métiers nécessite souvent une collaboration étroite entre les différentes parties prenantes de votre entreprise, ainsi qu'une culture d'amélioration continue. En fin de compte, l'industrialisation des processus métiers peut aider votre entreprise à rester compétitive dans un marché en constante évolution et à répondre aux demandes changeantes des clients et des parties prenantes.